ÖYP MALZEME SATIN ALMA SÜRECİ

  • ÖYP araştırma görevlisi malzeme talebine ilişkin dilekçe yazmalıdır ve bu dilekçede  araştırma görevlisinin danışmanının da uygundur şeklinde imzası olmalıdır.
  • ÖYP araştırma görevlisinin taleplerini içeren ÖYP ihtiyaç formu doldurulmalıdır. (örneği formlar/belgeler bölümünde)
  • ÖYP araştırma görevlisi almak istediği malzemelere ilişkin en az 3 farklı firmadan teklif (proforma fatura) almalı bu teklifler KDV hariç şekilde örnekte gösterildiği gibi ,ilgili araştırma görevlisinin adına düzenlenmiş olmalıdır. (Örn: Ege Üniversitesi Rektörlüğü-Fen Bil.Enstitüsü-ÖYP Araş.Gör.Mehmet DEMİR)
  •  En az 3 farklı firmadan alınan tekliflerdeki KDV hariç tutarların belirtildiği, ÖYP araştırma görevlisi ve danışmanı tarafından imzalı piyasa fiyat araştırma tutanağı hazırlanmalıdır (örneği formlar/belgeler bölümünde). Piyasa fiyat araştırma tutanağından kesinlikle marka ve model belirtilmemelidir.
  • Alınacak malzemelerin cinsini ve adedini (miktarını) belirten ve ÖYP araştırma görevlisi ve danışmanı tarafından imzalı malzeme listesi hazırlanmalıdır.(2 nüsha olmalı ve malzeme listesinde marka-model belirtilmemelidir.)
  • Cihaz niteliği taşıyan tüm malzeme alımlarında teknik şartname olmalıdır. Bu teknik şartnamede cihazın menşei, markası, modeli belirtilmemelidir. Teknik şartnamede ÖYP araştırma görevlisi ve danışmanının imzası bulunmalıdır. 
  • Tüm bu belgeler BAP Koordinatörlüğü ÖYP birimine Enstitü kadrosundaki araştırma görevlileri için ilgili Enstitünün üst yazısı ile Üniversitemiz kadrosundaki araştırma görevlileri için ise Fakülte üst yazısı ile hem EDYS'den hem de elden ulaştırılmalıdır.
  • Satın alma talebine ilişkin düzenlenmesi gereken bu belgeler Rektörlük BAP Koordinatörlüğü ÖYP birimine ulaşmadan satın alma işlemi gerçekleştirilmemektedir. Talep birimimize ulaştıktan sonra gerçekleştirilen piyasa fiyat araştırma sürecinde en uygun fiyatı veren firmaya birimimizce sipariş teyidi geçilmektedir. Birimimizce sipariş teyidi geçilmeden malzeme alımı kesinlikle yapılmamalıdır. 
  • Sipariş teyidi geçildikten sonra talep edilen malzemelerin teslimatı gerçekleştirilmekte ve ilgili firma tarafından fatura düzenlenmektedir. Fatura örnekteki gibi araştırma görevlisinin adına düzenlenmelidir Örn: Ege Üniversitesi Rektörlüğü-Fen Bil.Enstitüsü-ÖYP Araş.Gör.Mehmet DEMİR
  • Satın alınan malzemeler kampüs Ayniyat bürosu personellerince görülmeli ve faturanın arkasına "görüldü" kaşesi basılmış olmalıdır. (Kampüs ayniyat bürosu telefon: 2000)  Ayrıca asıl faturanın arkası ÖYP araştırma görevlisi ve danışmanı tarafından" mal/hizmet faturadaki gibi eksiksiz teslim alınmıştır" şeklinde yazılarak imzalanmalı ve kaşeli imzalı fatura BAP Koordinatörlüğü-ÖYP birimine elden ulaştırılmalıdır.


ÖYP GÖREVLENDİRME SÜRECİ (YOLLUK-YEVMİYE VE KATILIM GİDERLERİ ÖDEMELERİ)

  • ÖYP araştırma görevlileri yılda toplam 15 günü aşmayacak şekilde yurtiçi veya yurtdışı bilimsel amaçlı toplantılara katılabilirler. (Bu seyahatlere ilişkin ödemelerde 6245 sayılı Harcırah Kanunu’nun hükümleri uygulanır.)
  • ÖYP araştırma görevlilerinin yurt içinde katıldıkları bilimsel amaçlı toplantıların(kongre/sempozyum/kurs vb) katılım ücretleri, YÖK tarafından aktarılan kaynaklarının proje giderleri kaleminden karşılanmaktadır.
  • ÖYP araştırma görevlilerinin yurt içi ve yurt dışı bilimsel etkinliklere katılmak amacıyla yapacakları kısa süreli seyahatler için ilgili Enstitü’den Yönetim Kurulu Kararının ve Rektörlük Personel Daire Başkanlığı Görevlendirme Onayının çıkmış olması gerekmektedir. Üniversitemiz kadrosundaki araştırma görevlileri için ise Fakülte yönetim kurulu kararı ve Rektörlük Personel Daire Başkanlığı Görevlendirme onayının çıkmış olması gerekmektedir.
  • ÖYP Araştırma görevlilerinin yolluk, yevmiye, katılım ücreti, konaklama ücreti talep ettikleri durumda Yönetim Kurulu kararı ve Rektörlük onay yazısında  “yolluk, yevmiye, katılım ücreti, konaklama ücretinin ÖYP bütçesinden karşılanmak üzere” ifadesinin yer alması gerekmektedir.(Konaklama bedeli sadece yurt içi seyahatlerde faturanın ibrazı koşulu ile karşılanmaktadır.)
  • Yönetim kurulu kararı ve görevlendirme onayında masrafları ÖYP Bütçesinden karşılanmak üzere ibaresi olmadığı durumda ÖYP bütçesinden ilgili araştırma görevlisine hiçbir ödeme yapılamaz.
  • Seyahat şeklinin uçak olacağı durumlarda Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük onay yazısında "seyahat şekli uçak ile"diye belirtilmek zorundadır. 
  • Uçak bileti tutarlarının ödenebilmesi için elektronik bilet ya da fatura şeklinde ıslak imzalı olarak BAP Koordinatörlüğü ÖYP Birimine ibraz edilmesi gerekmektedir. Biletlere ilişkin mail çıktısı ile kesinlikle işlem yapılmamaktadır. Uçak biletinin yanında biniş kartları da (boarding pass) ibraz edilmelidir.
  • Bilimsel amaçlı toplantıya katılım ücretinin ödenebilmesi için ilgili araştırma görevlisinin adına düzenlenmiş, ödenen tutarı gösteren faturanın aslının ve katılım sertifikasının/belgesinin bir örneğinin ibraz edilmesi zorunludur.